Kanban en FDSA - FDSA Programacion
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Kanban en FDSA

En el artículo anterior mostramos en qué consiste Kanban y los pasos a seguir para definir tu propio tablero. En FDSA se aplicaron estos pasos para adaptar el tablero a nuestra forma de funcionar en ese momento y, durante los dos años que lo llevamos utilizando, hemos ido introduciendo mejoras para ser más efectivos.

 

Somos una empresa que trabaja para diferentes clientes, y una parte importante de nuestro proceso, tanto para nosotros como para el cliente, es realizar una aproximación de la carga de trabajo que supondrá. En cualquier momento pueden entrar tareas nuevas, por lo que los desarrolladores tenemos que compaginar el desarrollo de tareas existentes con el análisis de nuevas.

 

Por ese motivo, pensamos en crear dos tipos de tarjetas diferentes, una para el análisis inicial y otra para el desarrollo, de manera que nos ayude a evaluar mejor la carga de trabajo. De esta forma pudimos establecer, además, un límite de tareas simultáneas (por desarrollador) distinto para cada tipo: tres de desarrollo y una de análisis.

 

Por otro lado, nuestro flujo de trabajo no es complicado: al terminar el desarrollo (y realizar pruebas internas) lo comunicamos al cliente, el cual realiza un proceso de quality assurance y nos confirma si hay que llevar a cabo algún ajuste más. La propuesta básica de “Pendiente -> En progreso -> Listo” nos hubiera funcionado si no fuera porque no sabíamos qué hacer con las tareas ya terminadas pero que aún no habían recibido aceptación por parte del cliente: ¿las dejamos en progreso, ocupándonos un hueco del límite de tareas? ¿las dejamos en listo y nos arriesgamos a que nos olvidemos de una tarea que aún no ha recibido aceptación?

 

Ninguna de las dos opciones nos convencía, por lo que vimos que realmente esta situación se correspondía a un estado propio. Al final, el flujo de trabajo que decidimos implantar, ya que modelaba de la mejor manera nuestra forma de trabajar, fue: Pendiente -> En progreso -> Listo pendiente de respuesta -> Listo.
Desgraciadamente no conservamos ninguna foto de nuestro primer tablero, aunque el formato era aproximadamente el siguiente:

 

 

Aparte del tablero, instauramos una reunión diaria de revisión (daily standup meeting), que a día de hoy seguimos aplicando, para que todo el mundo sea consciente de qué hacen los otros, ver si la carga de trabajo repartida es equitativa y ayudar a solventar problemas que van apareciendo.

 

A medida que hemos ido utilizando Kanban, el hecho de tener representado de forma visual las tareas que tenemos y su estado nos ha ayudado a darnos cuenta de dónde teníamos que mejorar el proceso para funcionar mejor. Ello se ha traducido en cambios en nuestra manera de trabajar y en el propio tablero.

 

Por ejemplo, dado un desarrollo, hemos pasado de crear una única tarjeta a crear múltiples tarjetas pequeñas para poder abordar mejor cada tarea y poder paralelizar el trabajo. También hemos potenciado la visualización de quién está con cada tarea y la fecha esperada de entrega, lo que nos permite asignar mejor las tareas.

 

Éstas y otras muchas mejoras han hecho evolucionar el tablero hasta llegar al actual:

 

 

Esta versión del tablero nos aporta de forma visual una gran cantidad de información necesaria para controlar las tareas y poder llevarlas a cabo de la mejor forma posible. Permite que los desarrolladores podamos auto-gestionarnos de forma efectiva y tener seguridad en que tenemos todo el trabajo bajo control.

 

Sin embargo, este tablero no será el definitivo. Es más, nunca llegaremos a un tablero definitivo, ya que nos tendremos que adaptar a las necesidades del momento y con nuestra creencia en la mejora continua.

 

En definitiva, Kanban es una gran herramienta para gestionar el trabajo. Para FDSA ha sido fundamental en su crecimiento, ya que nos permitió continuar trabajando de la misma forma Este soporte visual nos condujo a un proceso de mejora continua. Además, al ser una herramienta perteneciente a Lean, introdujo, sin darnos cuenta, muchos principios de esta filosofía que ha pasado a formar parte del ADN de FDSA.

 

En un artículo posterior vamos a hablar de las necesidades que fueron apareciendo que nos llevaron a evolucionar el tablero (y nuestra forma de trabajar) de la versión a original a la versión actual.